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5.4.1 目的
為了促進配餐及機供品保障質量的提高,加強對協議代理單位的監督和管理,提高顧客滿意度。
5.4.2 協議范圍界定
公司與外圍代理單位簽定的配餐及機供品(包括清潔用品)服務代理協議;以及上述協議所對應的補充協議。
5.4.3 定義
協議變更、續簽和終止,協議結算、付款及成本控制,協議監督評估及代理工作質量督察改進,協議糾紛的解決的定義,同地面服務代理協議管理部分定義內容。
5.4.4 責任界定
5.4.4.1 客艙與地面服務部地面服務管理中心負責《配餐服務協議》、《機供品代理協議》、《清潔用品代理協議》及相關補充協議和附件的管理;并負責協議前期調查、考察、論證、談判、呈報、簽署整個過程的組織協調以及其他具體事宜工作;
5.4.4.2 計財部會同客艙供應負責協議的成本控制,包括各協議價格的審核確認、費用結算、付款等事宜;
5.4.4.3 集團合規部負責各協議條款的審核,以及賠償、糾紛等所有涉及法律方面的事務,客艙供應協助;
5.4.4.4 地面服務管理中心負責責任區內配餐代理單位服務質量的持續監督、評估和協調工作。
5.4.5 管理崗位
5.4.5.1 機供業務主管
1) 負責協議相關的工作布置,包括前期調查、考察論證、協議談判、協議呈報及協議簽署后出現的各類保障問題的協調、組織處理工作。
2) 負責對協議管理員報批的協議進行審核,對協議條款、協議價格進行初審,審核無誤后報客艙供應經理審批。
3) 負責制定各代理單位的評估計劃,并對評估結果匯總分析,對表現好的代理單位進行表彰,對問題較多的代理單位進行整改。
4) 負責與公司計財部密切合作,共同對所簽署協議的結算及成本控制進行管理,并協助加快協議付款的落實。
5) 負責對協議管理員編寫的《協議管理簡報》進行審核并提出修改意見。
5.4.5.2 協議管理員
1) 負責協議相關的工作流程、程序及操作細則的編寫與維護。(含《配餐服務協議》、《機供品代理協議》、《清潔用品代理協議》及補充協議。
2) 負責協議的簽署、管理工作,包括前期調查、考察論證、協議談判、協議呈報及協議簽署后出現的各類保障問題的協調、組織處理工作。
3) 負責協議簽署后的歸檔、分類等檔案管理工作。
4) 負責協議簽署后所發生的變更、續簽、終止等情況的磋商、報批工作。
5) 負責對所簽署協議的執行情況進行跟蹤、監控,對各代理單位的服務質量進行評估通報,獎優罰劣。
6) 負責及時協調處理協議執行過程中出現的各類糾紛及問題。
7) 負責定期編寫與發布《協議管理簡報》。
5.4.6 協議簽署
5.4.6.1 任務布置
1) 公司《新開航線論證單》所涉及新機場運營需簽署協議;
2) 過期需要續簽的協議;
3) 涉及配餐代理單位主體或服務條款等變更,需重新簽署的協議;
4) 其他情況需簽署的協議。
5.4.6.2 前期調查
1) 前期調查采用電話溝通及查閱相關資料的形式,初步評估地面保障所涉及的外部資源狀況;
2) 了解目的地機場配餐代理單位經營規模、人員、設施、衛生質量和資信等情況,并確認代理單位的獨立法人資格。
5.4.6.3 實地考察論證
1) 目的
為最后選定代理單位,并檢查其履約能力,落實代理工作的細節,減少意外情況,客艙供應在確定協議單位前需指派相關人員赴實地進行考察論證,逐項驗證前期電話調查所掌握的情況,同時,依照《配餐代理單位工作檢查單》逐條對代理方保障能力、人員、設備、有效證件及衛生狀況等進行檢查。
2) 考察論證內容
(1) 代理方營業執照及經營許可證:被考察方必須具備政府工商行政管理部門頒發的營業執照;
(2) 代理方法定代表人資格:法人必須是營業執照所登記的法人;
(3) 考察代理單位的人員情況、業務水平,行業資格認證、設施設備、衛生狀況等,調查其管理狀況、運行規范、內部組織機構,各部門的職責分工;
(4) 掌握對口單位的聯系方式,主要是業務部和調度室等重要的合作部門;
(5) 了解代理單位與所在行業主管單位、機場當局、駐場機構的業務合作關系;
(6) 考察代理單位所在地物價及消費情況;
(7) 考慮到市場狀況和對方的競爭能力,對比代理價格;
(8) 索要協議付款帳號,委托其他單位收款還需《收款委托書》。
3) 實地考察評估
考察人員按上述內容對代理單位保障能力逐項進行實地考察的同時,還應結合《配餐代理單位評估表》,主要從食品的安全、衛生、品質等方面,對配餐代理單位進行前期評估。
5.4.6.4 代理單位的選擇
1) 對申請提供機上配餐和供應品服務的企業,應當依據《配餐代理單位工作檢查單》審核其各種資質證書;
2) 機場附近存在多家配餐代理單位時,對于代理單位的選擇應遵循以下原則:
(1) 在有海航集團內部成員相關企業的情況下,同等條件優先選擇由內部單位代理;
(2) 優先選擇與機場當局關系密切的代理單位,爭取優惠政策;
(3) 根據實地考察得到的資料,從各代理單位地理位置、規模、設備、生產能力、人員素質等各方面著手,比較論證各代理單位保障能力;
(4) 在滿足我司保障要求的前提下,對各代理單位報價進行比較;
(5) 考慮各代理單位與國內外其他航空公司的合作情況,優先選擇口碑較好、信譽度較高的代理單位;
(6) 在各代理單位保障能力相當的前提下,通過平衡或一定比例合理分割配餐份額,以促進良性競爭,提高生產保障能力;
(7) 在有其他航空公司隸屬配餐單位存在時,可從集團整體利益出發,考慮采取航班互配的方式,為內部代理單位謀取業務。
(8) 綜合以上各個方面,通過比較產品優勢、價格優勢、質量優勢和地理優勢等,力爭選擇到比較理想的機上供應企業。
5.4.6.5 協議談判
1) 前期準備
中國航空網 www.k6050.com
航空翻譯 www.aviation.cn
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代理人的管理(5)