3.2 法規(guī)及其他要求的收集:安全質(zhì)量監(jiān)察部不定期地組織公司相關(guān)部門(保衛(wèi)部、公司辦公室、配餐部、維修工程部、地面服務(wù)部、基建工程部、人力資源部等)通過上級機(jī)關(guān)、網(wǎng)絡(luò)、出版社等渠道收集公司業(yè)務(wù)活動、產(chǎn)品、服務(wù)中可能適用的安全類法規(guī)及其它要求的昀新信息,匯總并更新《法規(guī)及其它要求收集登記表》。
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3.3 法規(guī)及其他要求的識別
3.3.1 安全質(zhì)量監(jiān)察部和公司相關(guān)部門(保衛(wèi)部、公司辦公室、配餐部、維修工程部、地面服務(wù)部、人力資源部、基建工程部等) 對已收集到的國家、行業(yè)和地方的法規(guī)進(jìn)行調(diào)查,把適用于公司及相關(guān)方活動、產(chǎn)品,服務(wù)中安全類法規(guī)識別出來。將收集到的所有適用的法規(guī)及其它要求登記在相關(guān)《法規(guī)及其它要求收集登記表》上。
3.3.2 安全質(zhì)量監(jiān)察部和公司相關(guān)部門對列入《法規(guī)及其它要求收集登記表》內(nèi)的適用法規(guī)及其它要求進(jìn)一步識別,并確認(rèn)其適用的條款或章節(jié)。
3.3.3《法規(guī)及其它要求收集登記表》和相關(guān)法規(guī)及其它要求的電子版本應(yīng)保存在安全質(zhì)量監(jiān)察部。
4.0 在法規(guī)及其它要求更新后,各手冊管理員負(fù)責(zé)收集、整理修改意見,起草修改稿,由安全質(zhì)量監(jiān)察部組織公司相關(guān)部門對法規(guī)及其它要求集中進(jìn)行符合性評價(jià),對修改稿的審定,確保安全管理體系與安全相關(guān)法規(guī)和其他要求相符合。
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附錄 3 文件控制程序
1.0 目的
對公司各類文件的編制、審批、發(fā)放、管理和更改進(jìn)行控制, 確保所有開展活動的場所使用現(xiàn)行有效版本。
2.0 適用范圍
該程序適用于對公司安全管理體系文件的控制
3.0 文件的編制與審批
當(dāng)公司安全運(yùn)行管理狀況發(fā)生重大變化后,公司需要增補(bǔ)新的手冊時(shí),安全質(zhì)量監(jiān)察部應(yīng)開始著手組織編寫相關(guān)的手冊。
手冊編寫格式見《質(zhì)量手冊》附錄四 4.4.4.2
手冊編寫完成后,手冊編寫責(zé)任人/部門應(yīng)向安全質(zhì)量監(jiān)察部提交完整的 WORD 格式的電子版手冊,安全質(zhì)量監(jiān)察部完成審核后, 打印成冊,并分別按質(zhì)量手冊附錄四中的《文件控制/審批表》中的規(guī)定,提交授權(quán)審批人員進(jìn)行會簽、審批,需報(bào)批的,向局方辦理報(bào)批手續(xù)。
4.0 文件的標(biāo)識與發(fā)放控制
4.1 文件的編號
4.1.1 文件編號的基本考慮
編號唯一;
通過編號系統(tǒng)能夠識別文件層次和發(fā)出的部門;
兼顧今后發(fā)展需要。
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4.1.2 文件編號規(guī)定
(a)文件編號規(guī)則
aaa-bb-cccc-dd,其中:
aaa:公司標(biāo)識,用“SZA”表示深航。
bb:文件層次、類別;
第一位為數(shù)字。其中2 表示該文件為2 級文件(業(yè)務(wù)管理手冊); 3 表示該文件為3 級文件(技術(shù)類手冊和部門管理手冊),以此類推;
第二位為字母。對于 2 級文件,以Y 來表示其是運(yùn)行類手冊、 G 來表示其是管理類手冊;對于3 級文件,用Y 來表示其是運(yùn)行類, J 表示為技術(shù)類手冊,B 表示為部門類手冊;F 表示為分公司或二級公司類手冊;對于3 級文件以下文件,參照以上規(guī)定由各單位自行確定其代表類別,并在部門管理手冊(或其它相應(yīng)手冊)中統(tǒng)一作出規(guī)定。
cccc:文件的業(yè)務(wù)類別或發(fā)出的部門
對于 2 級文件,此部分用四個(gè)字母表示該文件的業(yè)務(wù)類別(用業(yè)務(wù)類別的拼音首字母,或首尾字母,比如:《市場營銷管理手冊》以SCYX 表示,編碼具體見下文);
對于 3 級文件,此部分用來表示文件發(fā)出的部門、技術(shù)手冊類別、分公司或二級公司(用部門名稱的拼音首字母,或首尾字母,比如:飛行管理部以FXGL 表示,各部門編碼具體見下文),3 級文件以下文件同上表示文件發(fā)出的部門。
dd:順序號
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2 級文件公司范圍內(nèi)統(tǒng)一編號;3 級文件按照類別不同(即Y、J、 B、F)分別編號;3 級文件以下文件各部門內(nèi)統(tǒng)一編號。4 級及4 級以下的現(xiàn)有支持性文件可采用上述方式編碼,也可保留原編號不變, 但應(yīng)在部門管理手冊(或其它相應(yīng)手冊)中統(tǒng)一做出具體規(guī)定。
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