3．
在嘈雜環(huán)境中聽不清楚對方聲音時(shí)要說明，并讓對方過一會兒再打過來或打過去。

4．
在公共場合打手機(jī)說話聲不要太大，以免影響他人或泄露公務(wù)與機(jī)密。

5．
在特定場合（如會場、飛機(jī)上、加油站等）要關(guān)閉手機(jī)。

二、電話溝通的基本技巧
在商務(wù)活動中，電話的使用頻率相當(dāng)高。了解高效電話溝通的基本技巧十分重要，它主要包括兩方面的內(nèi)容：一是打電話；二是接電話。
（一）打電話
誰打電話，誰就是這次電話交談的主動行為者，所以打電話肯定是有目的和原因的。或是告知對方某事，或是有求于對方，或是節(jié)日問候等。
拿起聽筒前，首先應(yīng)明確通話后該說什么。如果內(nèi)容多，就先打個(gè)腹稿，尤其是給陌生者或名人、要人、上司打電話前，這樣準(zhǔn)備會給對方沉著，思路清晰的感覺。接通電話確證自己接通的電話號準(zhǔn)確無誤時(shí)，應(yīng)立即簡要報(bào)明自己的身份、姓名及要通話的人名，當(dāng)對方答應(yīng)你“稍候”時(shí)，應(yīng)握著話筒靜候；假如對方告訴你，要找的人不在，切不可魯莽地將話筒“喀啦”一下掛斷，應(yīng)道“謝謝”。
向?qū)Ψ桨l(fā)出邀請或通知對方時(shí)，應(yīng)把話說得簡單明確又符合禮儀規(guī)范。假如電話交談的內(nèi)容比較多，需問明對方時(shí)，應(yīng)以商量的口吻再另約時(shí)間，或約對方過會兒再打來。
由于話筒傳聲與面談時(shí)有差異，因此，將話筒貼得太近或離得太遠(yuǎn)都不是好習(xí)慣。一般來說，音量以讓對方聽清為標(biāo)準(zhǔn)，語速要比平時(shí)說話慢些。必要時(shí)，可用升調(diào)向?qū)Ψ酵度ビ押玫?ldquo;微笑”，讓對方感到親切，但不可裝腔作勢，拿腔拿調(diào)。在公共汽車上或其他公共場合打移動電話，要注意長話短說，不要喋喋不休，音量過大。
（二）接電話
電話鈴響，拿起話筒后，首先以禮貌用語，通報(bào)自己的單位名稱，明確所找的人后，可立即回答，如果要找的人不在，可婉轉(zhuǎn)回答對方或告訴對方過會兒再打來。對方若有要事可轉(zhuǎn)告或被要求記錄下來，此時(shí)應(yīng)認(rèn)真予以記錄，其中的重點(diǎn)內(nèi)容再復(fù)述一遍，以證實(shí)是否有誤。
當(dāng)電話交談結(jié)束時(shí)，可詢問對方，說些客套話。這既是尊重對方也是提醒對方，最后可說“再見”。一般是在對方放下話筒后再放下自己的話筒。交談中（包括電話交談）要使做到“投機(jī)”、“合拍”，收到良好的效果，除了要遵循規(guī)范禮儀，還要注意交談中的“忌諱”，一般注意以下四點(diǎn)。
1．
內(nèi)容應(yīng)以雙方共同感興趣、需要商量的事為主。對別人不愿談及的事或容易引起悲痛傷心的事，應(yīng)盡量回避；如遇不得已必須提及，語言應(yīng)婉轉(zhuǎn)含蓄。

2．交談中避免提及對方的生理缺陷。

3．
不應(yīng)隨便議論長者和名人，特別不應(yīng)把他們的私生活當(dāng)作談資，否則會給人留下淺薄無聊的印象。

4．
交談中，如果無意涉及某些話題，刺傷了對方，應(yīng)立即道歉，請求原諒，這是交談中應(yīng)有的風(fēng)度。

（三）注意事項(xiàng)

1．
重要的第一聲。當(dāng)我們打電話給某單位時(shí)，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的聲音，心里一定會很愉快。這樣雙方的對話能順利展開，我們對該單位也會有較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說“你好，這里是 XX公司”，如果聲音清晰、悅耳、吐字清脆，就會給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“我代表單位形象”的意識。

2．
要有喜悅的心情。打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但在歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象。由于面部表情會影響聲音的變化，

所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。
3．
清晰明朗的聲音。打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠聽得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正；所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

4．
迅速準(zhǔn)確的接聽。現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話。聽到電話鈴聲時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約 3秒種，若長時(shí)間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的。對方在等待時(shí)心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，若附近沒有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒。這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室的工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福蝗綦娫掜懥嗽S久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，給對方留下惡劣的印象。

5．
認(rèn)真清楚的記錄。隨時(shí)牢記 5W1H技巧。所謂 5W1H是指①何時(shí)（When）；②何人（Who）；③何地（ Where）；④何事（ What）；⑤為什么（ Why）；⑥如何進(jìn)行（How）。在工作中這些資料都是十分重要的，對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄要做到簡潔、完備，必須有賴于 5W1H技巧。
　
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