組織溝通中最為常見的正式溝通就是上級與下級之間的溝通。溝通的內(nèi)容包括四個(gè)方面：一是工作任務(wù)的布置；二是工作過程的輔導(dǎo)；三是工作結(jié)果的檢查；四是工作情況的反思。溝通的方式可能多種多樣，最常見就是正式會議、書面文件、正式談話等幾種類型。無論怎樣的溝通內(nèi)容，會議是組織內(nèi)部最為常見的溝通方式。大的有全員參與的年度會議，小的有三五個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在一起討論某個(gè)議題的專項(xiàng)會議。
著名管理學(xué)家明茨伯格（Henry Mintzberg）談到會議角色的時(shí)候，曾經(jīng)以會議為例。會議本來是由一把手來主持討論問題的，但是一把手往往決定不了方向，因?yàn)樵谂c會代表中必然會出現(xiàn)那種“需要強(qiáng)烈表達(dá)自己的人”。有時(shí)這些人并不關(guān)心會議議題，而只關(guān)心自己是否得到了重視。對有些人來說，“比開會更痛苦的事情就是不被通知開會”，因?yàn)闀h只是為了證實(shí)自己在組織中的地位的方式。
還有一些人讓開會最終成為自己的工作內(nèi)容。因?yàn)樽约郝氊?zé)權(quán)限下的內(nèi)容要么是太缺少，要么是自己不知如何履行職責(zé)。會議雖然非常多，越到高層參加會議的頻率越高，會議在工作時(shí)間中所占的比例越大，可是還是有很多組織不會開會。如何建立有序化的組織溝通，使組織溝通真正能形成正式信息的上下有效率的傳導(dǎo)，確實(shí)是個(gè)該認(rèn)真思考的問題。
正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，比較嚴(yán)肅，約束力強(qiáng)，易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。重要的信息和文件的傳達(dá)、組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點(diǎn)是由于依靠組織系統(tǒng)層層的傳遞，所以較刻板，溝通速度慢。
非正式溝通渠道指的是正式溝通渠道以外的信息交流和傳遞，它不受組織監(jiān)督，自由選擇溝通渠道。例如，團(tuán)體成員私下交換看法，朋友聚會，傳播謠言和小道消息等都屬于非正式溝通。非正式溝通是正式溝通的有機(jī)補(bǔ)充。在許多組織中，決策時(shí)利用的情報(bào)大部分是由非正式信息系統(tǒng)傳遞的。同正式溝通相比，非正式溝通往往能更靈活迅速地適應(yīng)事態(tài)的變化，省略了許多繁瑣的程序；并且常常能提供大量的通過正式溝通渠道難以獲得的信息，真實(shí)地反映員工的思想、態(tài)度和動機(jī)。因此，這種方式往往能夠?qū)芾頉Q策起重要作用。
非正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及時(shí)了解到正式溝通難以提供的“內(nèi)幕新聞”。非正式溝通能夠發(fā)揮作用的基礎(chǔ)是團(tuán)體中良好的人際關(guān)系。其缺點(diǎn)表現(xiàn)在非正式溝通難以控制，傳遞的信息不確切，易于失真和曲解。而且，它可能導(dǎo)致形成小集團(tuán)和小圈子，影響人心穩(wěn)定和團(tuán)體的凝聚力。
現(xiàn)代管理理論提出了一個(gè)新概念，即“高度的非正式溝通”。它指的是利用各種場合，通過各種方式，排除各種干擾，來保持人們之間經(jīng)常不斷的信息交流，從而在一個(gè)團(tuán)體或一個(gè)組織中形成一個(gè)巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通系統(tǒng)。實(shí)踐證明，“高度的非正式溝通”可以節(jié)省很多時(shí)間，避免正式場合的拘束感和謹(jǐn)慎感，使許多長年累月難以解決的問題在輕松的氣氛下得到解決，減少組織內(nèi)人際關(guān)系的摩擦。
另外，應(yīng)該注意橫向責(zé)任不清會導(dǎo)致正式溝通受阻。除了上下級之間的縱向溝通，同級之間的橫向溝通也有自己的特色。部門與部門之間、崗位與崗位之間及分管領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通存在的主要問題是本位思想嚴(yán)重，主動溝通較少。
2．模式與原則
（1）組織結(jié)構(gòu)與對應(yīng)的管理溝通模式。根據(jù)管理學(xué)家公認(rèn)的觀點(diǎn)，一般說來，企業(yè)中存在著六種基本的組織結(jié)構(gòu)，包括：直線型組織結(jié)構(gòu)、職能型組織結(jié)構(gòu)、直線職能型組織結(jié)構(gòu)、事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)、矩陣型組織結(jié)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)。這六種組織結(jié)構(gòu)沒有優(yōu)劣之分，只有適用范圍的不同。本文根據(jù)我國中小企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)主要介紹以下五種組織結(jié)構(gòu)及其對應(yīng)的管理溝通模式。
①直線型組織結(jié)構(gòu)是指企業(yè)由最高管理者至最低執(zhí)行者之間的行政指揮系統(tǒng)架構(gòu)。類似于一條直線，一個(gè)下級只對一個(gè)上級負(fù)責(zé)，一個(gè)下級也只由一個(gè)上級進(jìn)行管理的組織與管理結(jié)構(gòu)。
對于屬于直線型組織結(jié)構(gòu)的企業(yè)來說，最佳的管理溝通渠道模式是在保持其基本的鏈型溝通模式的骨干基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)自身的管理需要，在適當(dāng)?shù)墓芾憝h(huán)節(jié)或部分加入跨鏈型溝通模式，使在企業(yè)中原來并無直接溝通渠道的兩個(gè)人之間建立起必要的管理溝通渠道與聯(lián)系。這樣既可以保持企業(yè)總體基本的簡單有效的鏈型溝通模式，又可以根據(jù)管理的需要，增加一些必要的補(bǔ)充溝通渠道，促使企業(yè)的管理溝通渠道最大限度地網(wǎng)絡(luò)化，必然有利于改善企業(yè)管理，使企業(yè)形成比較完善的管理溝通系統(tǒng)。
②職能型組織結(jié)構(gòu)是在直線型的基礎(chǔ)上，將最高管理者與中層管理者的管理工作按照其職能不同劃分成幾個(gè)部分，分別由不同的管理者來管理的一種組織管理結(jié)構(gòu)。
職能型組織結(jié)構(gòu)對應(yīng)的是各種混合型管理溝通模式。它以鏈型溝通和輪型溝通為主要結(jié)構(gòu)，這兩者有一個(gè)共同特點(diǎn)，就是它們之間的信息溝通渠道設(shè)計(jì)主要是為上行溝通和下行溝通而設(shè)計(jì)，對于跨鏈溝通、平行溝通、斜向溝通、交叉溝通等溝通渠道考慮較少。因此，與直線型組織管理結(jié)構(gòu)一樣，在職能型組織結(jié)構(gòu)中，必須根據(jù)企業(yè)管理需要，再加入些梯型溝通渠道，以解決相關(guān)部門之間的溝通協(xié)調(diào)；再加入一些跨鏈型溝通渠道，以加強(qiáng)跨級別人員之間的信息交流與互動。 中國航空網(wǎng) www.k6050.com 航空翻譯 www.aviation.cn 本文鏈接地址：電子商務(wù)專業(yè)英語實(shí)用教程(13)
