組織溝通中最為常見的正式溝通就是上級與下級之間的溝通。溝通的內容包括四個方面：一是工作任務的布置；二是工作過程的輔導；三是工作結果的檢查；四是工作情況的反思。溝通的方式可能多種多樣，最常見就是正式會議、書面文件、正式談話等幾種類型。無論怎樣的溝通內容，會議是組織內部最為常見的溝通方式。大的有全員參與的年度會議，小的有三五個領導在一起討論某個議題的專項會議。
著名管理學家明茨伯格（Henry Mintzberg）談到會議角色的時候，曾經以會議為例。會議本來是由一把手來主持討論問題的，但是一把手往往決定不了方向，因為在與會代表中必然會出現那種“需要強烈表達自己的人”。有時這些人并不關心會議議題，而只關心自己是否得到了重視。對有些人來說，“比開會更痛苦的事情就是不被通知開會”，因為會議只是為了證實自己在組織中的地位的方式。
還有一些人讓開會最終成為自己的工作內容。因為自己職責權限下的內容要么是太缺少，要么是自己不知如何履行職責。會議雖然非常多，越到高層參加會議的頻率越高，會議在工作時間中所占的比例越大，可是還是有很多組織不會開會。如何建立有序化的組織溝通，使組織溝通真正能形成正式信息的上下有效率的傳導，確實是個該認真思考的問題。
正式溝通的優點是溝通效果好，比較嚴肅，約束力強，易于保密，可以使信息溝通保持權威性。重要的信息和文件的傳達、組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點是由于依靠組織系統層層的傳遞，所以較刻板，溝通速度慢。
非正式溝通渠道指的是正式溝通渠道以外的信息交流和傳遞，它不受組織監督，自由選擇溝通渠道。例如，團體成員私下交換看法，朋友聚會，傳播謠言和小道消息等都屬于非正式溝通。非正式溝通是正式溝通的有機補充。在許多組織中，決策時利用的情報大部分是由非正式信息系統傳遞的。同正式溝通相比，非正式溝通往往能更靈活迅速地適應事態的變化，省略了許多繁瑣的程序；并且常常能提供大量的通過正式溝通渠道難以獲得的信息，真實地反映員工的思想、態度和動機。因此，這種方式往往能夠對管理決策起重要作用。
非正式溝通的優點是溝通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及時了解到正式溝通難以提供的“內幕新聞”。非正式溝通能夠發揮作用的基礎是團體中良好的人際關系。其缺點表現在非正式溝通難以控制，傳遞的信息不確切，易于失真和曲解。而且，它可能導致形成小集團和小圈子，影響人心穩定和團體的凝聚力。
現代管理理論提出了一個新概念，即“高度的非正式溝通”。它指的是利用各種場合，通過各種方式，排除各種干擾，來保持人們之間經常不斷的信息交流，從而在一個團體或一個組織中形成一個巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通系統。實踐證明，“高度的非正式溝通”可以節省很多時間，避免正式場合的拘束感和謹慎感，使許多長年累月難以解決的問題在輕松的氣氛下得到解決，減少組織內人際關系的摩擦。
另外，應該注意橫向責任不清會導致正式溝通受阻。除了上下級之間的縱向溝通，同級之間的橫向溝通也有自己的特色。部門與部門之間、崗位與崗位之間及分管領導與分管領導之間的溝通存在的主要問題是本位思想嚴重，主動溝通較少。
2．模式與原則
（1）組織結構與對應的管理溝通模式。根據管理學家公認的觀點，一般說來，企業中存在著六種基本的組織結構，包括：直線型組織結構、職能型組織結構、直線職能型組織結構、事業部制組織結構、矩陣型組織結構和網絡型組織結構。這六種組織結構沒有優劣之分，只有適用范圍的不同。本文根據我國中小企業的發展特點主要介紹以下五種組織結構及其對應的管理溝通模式。

①直線型組織結構是指企業由最高管理者至最低執行者之間的行政指揮系統架構。類似于一條直線，一個下級只對一個上級負責，一個下級也只由一個上級進行管理的組織與管理結構。

對于屬于直線型組織結構的企業來說，最佳的管理溝通渠道模式是在保持其基本的鏈型溝通模式的骨干基礎上，根據企業自身的管理需要，在適當的管理環節或部分加入跨鏈型溝通模式，使在企業中原來并無直接溝通渠道的兩個人之間建立起必要的管理溝通渠道與聯系。這樣既可以保持企業總體基本的簡單有效的鏈型溝通模式，又可以根據管理的需要，增加一些必要的補充溝通渠道，促使企業的管理溝通渠道最大限度地網絡化，必然有利于改善企業管理，使企業形成比較完善的管理溝通系統。
②職能型組織結構是在直線型的基礎上，將最高管理者與中層管理者的管理工作按照其職能不同劃分成幾個部分，分別由不同的管理者來管理的一種組織管理結構。

職能型組織結構對應的是各種混合型管理溝通模式。它以鏈型溝通和輪型溝通為主要結構，這兩者有一個共同特點，就是它們之間的信息溝通渠道設計主要是為上行溝通和下行溝通而設計，對于跨鏈溝通、平行溝通、斜向溝通、交叉溝通等溝通渠道考慮較少。因此，與直線型組織管理結構一樣，在職能型組織結構中，必須根據企業管理需要，再加入些梯型溝通渠道，以解決相關部門之間的溝通協調；再加入一些跨鏈型溝通渠道，以加強跨級別人員之間的信息交流與互動。
　
中國航空網 www.k6050.com
航空翻譯 www.aviation.cn
本文鏈接地址：電子商務專業英語實用教程(13)