第五章商務信函
商務信函是商業(yè)活動中對外交往昀主要的書面表達方式之一。英文商務信函，作為國際上昀常用的商業(yè)聯系媒介，因而也逐漸受到人們的關注。商務信函是一種“推銷”函，可以說，你的“推銷”是否成功，關鍵取決于信函中信息的表達方式和內容。規(guī)范得體的商務信函不僅可以體現個人的商務英語寫作水平，更代表著一個公司或企業(yè)的整體形象。信函寫得好，就可能為你贏得新的業(yè)務，有助于促進和發(fā)展你同客戶的關系，也能夠消除彼此間的誤會，縮小分歧；反之，你也可能因不當信函招致新的矛盾，失去原有客戶。因此，我們可以這樣說，良好的商業(yè)往來，是從一封好的商務信函開始的。
一、商務信函的基本構成
無論怎樣的商務信函，其基本框架都應是一致的。它包括信函的開頭、正文和結尾這三大部分，下面將分別逐一詳述。
（一）商務信函的開頭部分
商務信函的開頭部分包括以下四個方面：①寫信人的地址（ letter head）；②日期（ date）；
③收信人地址（ inside address）；④稱呼（ salutation）。開頭部分一般包括公司名稱和地址，也可包含電報掛號、電傳掛號、傳真號碼、電話號碼、網址（web site）、電子郵件地址（ e-mail address）等內容。它通常采取印刷方式或打字方式，如下圖所示。
1．
寫信人地址。此部分也被稱為信頭，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。因為一打開信，首先映入收信人眼簾的就是這一部分。它一般包括某公司或機構的基本信息，如發(fā)信人公司或單位名稱、地址、郵編、電話號碼、傳真號碼、網址、電郵地址等文字以及公司標志、徽記等圖文或圖形。大多數公司為了加強收信人的第一印象，一般會特邀專門人員設計、使用印有自己信頭的特制信箋。信頭大多數居中印在信箋的上方。
2．
日期。日期是信函中不可缺少的部分，注明日期便于對信件進行整理和存檔。特別在合同雙方就具體時間發(fā)生爭議時，可查尋信件并確定日期，將之作為法律的依據。日期包括年、月、日的具體時間，這個日期可以是實際寫信的日期，也可以是預定發(fā)信的日期。
具體來講，日期可以用數字（序數詞與基數詞均可）；月份要用英語全稱，不能使用縮寫，更不要以數字代替。這是因為美式英語與英式英語對日期的理解不同，容易引起誤會。例如：6/7 2007 在英式英語中是 2007年 7月 6日而在美式英語中則是 6月 7日。因此，正確的寫法應是“July 7，2007”或“June 6，2007”，這樣才清楚，不至于引起誤會。
3．
收信人地址（封內地址）。在寫收信人地址時，應寫出收信人姓名的全稱、職務、公司的全稱及所在地，一般都寫在信箋的左上角，位于日期下面兩三行。注意：信內地址按照“從小到大”的規(guī)律分作數行來寫。標準的排序方式如下：
（1）收信人的全名及職位；
（2）所在部門及公司名稱；
（3）公司所在街道號碼及街道名；
（4）所在城市、州名稱及郵政編碼；
（5）所在國名稱。
4．
稱呼。它是正文的開頭。就像兩個人見面說“ Hello”，“稱呼”這部分起著同樣禮貌的問候作用。稱呼又叫“抬頭”，是寫信人對收信人的稱謂，后面一般緊跟姓氏或姓名的全稱。稱呼從左邊頂格寫起，寫在信內地址下至少兩行。可使用的禮節(jié)性稱呼很多，具體要視寫信人和收信人的關系而定。
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