第六章報告的書寫
一、高質量報告的重要性
在商業活動、相互往來和教育等環節中，報告是一種重要的交流媒介。它使人們有機會在很短的時間內獲得大量信息。據估計，每天會產生各種各樣的報告達 2500~3300萬份之多。在人生的每一步中，每個人都要與團體中的其他人共享信息。然而，很少有人天生就具備優秀報告者的才能。
報告是會議至關重要的一部分，一份高質量的報告會對會議成功產生積極的影響。同時，有研究證明：平均而言，每個管理者每天要把 50%以上的時間花費在各種會議上，而參加這些會議并不是件讓人激動的事情。
有人曾經參加過毫無趣味的研討會、商業會議或培訓會議嗎 ? 據新澤西州西奧蘭治的激勵系統研究，在接受調查的 200個美國公司副總經理中有 40%的人承認，他們在聽商業報告時打過瞌睡。他們對商業報告的一般評價是： 51%的人認為報告“有趣或吸引人”；而
44.5%的人認為報告“枯燥而不可忍受”。
如果報告者和會議的組織者提高效率，那么個人和公司的生產力都將得到提高。在當今這個競爭激烈的世界里，提高生產力是至關重要的。而精彩報告所具有強大的說服力將在成功的道路上助你一臂之力。
二、報告的定義和類型
商務報告是報告人對做過的工作或從事過的商務活動向本公司或公司內部的主管部門所做的詳細匯報，它提供了具體的信息、數據和意見，是一種高度專業化的交流方式。它是主要針對某種特殊的、有意義的商務目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質量、進展、結果、問題或提議的解決方案有關，幫助當事人了解復雜的商業情況，計劃進程以及解決問題，使上級領導就一系列事件做出決策。它也可以是商業機構之間進行的一種交流方式。報告的范圍很廣，其長短規模和復雜程度也不盡相同。一般來說，報告分以下兩類：
（一）日常報告
1．
商務代表就商務訪問所寫的報告
2．
公司經理就部門工作所寫的報告
3．
公司設備和維護報告
4．
工作進度報告
5．
安全報告
6．
事故報告
（二）特別報告
1．
對具體信息的要求的反應所作的書面報告
2．
對某一特別課題進行了研究和調查后寫出的報告
3．
對某一策略做出改變所作的報告
4．
銷售報告和市場調研報告
三、商務報告的基本寫作原理
無論是哪種報告，在寫作方法上都要遵循以下基本原則。
1．
明確報告的接收對象，分析他們的需要。不同的接收者（如管理人員、技術人員、一般職員）需要的信息不同，在寫作時要選擇接收者希望得到的信息。
2．
注意客觀性和真實性。要如實報告研究調查及其他商業活動的過程和結果。闡述事實本身，少花筆墨去寫不相關的細節。
3．
篇章結構安排要清晰明了、合理、邏輯性強。如，報告分幾大主要部分，分幾個小節，大標題和小標題各是什么。正式的報告要講究規范性，一般由標題、內容提要、目錄、引言、正文、結束語等主要部分組成。簡短的或非正式的報告要確定小節標題，要點使用要清晰、醒目。
4．
篇章的組織模式一般為時間先后順序式，也就是說，按工作進行的先后順序來組織篇章結構；或者按照各項工作的主次、重要性來組織；也可以將兩者有機結合。如在某一段時間內做了幾項工作，那就可以在時間總框架內，按工作的主次來組織。
5．
語言要簡潔明了，直截了當。報告的長短一般取決于報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言都必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，對方閱讀更浪費時間。撰寫商務英語報告時要盡量避免啰嗦啰唆，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的內容。
6．
建議明確果斷。多數報告都有結論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應確保報告的結論和建議是經過充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。
四、商務報告的構成
（一）摘要（Executive Summary）
一份正式且篇幅較長的報告通常要在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是
報告的導言、調查結果、結論和建議的內容總結。這部分一般在整篇報告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫摘要。寫摘要時，應注意以下幾點。
1．
盡量限制段落的數量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調查結果和結論、報告的建議。
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