2．讀者是誰
?我寫的信會(huì)影響到誰 ?
3．
信中要談及什么事情 ?主題的范圍是什么？
（二）第二步：寫作過程
確定了主題內(nèi)容后，你就會(huì)知道要對(duì)這一主題做哪些調(diào)研。有時(shí)可以憑記憶，有時(shí)卻需要查找價(jià)目單，了解這段時(shí)期供貨商的情況或者調(diào)查客戶的背景。在寫作之前，需要收集所有你需要的材料，這樣可以避免在寫第一稿時(shí)為了查找某個(gè)
具體的事實(shí)或信息，突然在寫作中間停頓下來。可以分以下幾個(gè)小的步驟進(jìn)行。
1．怎樣組織這封信？即開頭段、中間段和結(jié)尾段應(yīng)該怎樣構(gòu)思？
2．
把將要談?wù)摰囊c(diǎn)按順序在大綱中排列清楚。確保所擬大綱中包括要談及的所有要點(diǎn)。完成大綱后，再檢查一遍要點(diǎn)排列的順序以確保信函的思路清晰一致。
3．
構(gòu)思初稿。完成開頭段、正文和結(jié)尾段的第一稿寫作。無論是怎樣的一封信——銷售信、申請(qǐng)信用卡信、催款信、確認(rèn)信還是拒絕信，都不外乎這幾部分。每一部分都有不同的目的，要盡量遵循具體清晰的語(yǔ)言風(fēng)格和寫作原則。
（三）第三步：修改
修改時(shí)要將自己的身份從作者變?yōu)樽x者。從頭到尾將文章瀏覽一遍，就像從來沒有讀過一樣。有可能的話，將第一稿放在一邊“晾一晾”，第二天再以新的眼光看，你會(huì)覺得有不同的感受。修改信函時(shí)需要檢查以下幾個(gè)部分：
1．
這封信的目的是什么？我表達(dá)清楚了嗎？
2．
信中的要點(diǎn)是按邏輯完整排列的嗎？
3．我是否使用了清楚、簡(jiǎn)單的語(yǔ)言？是否使用了復(fù)雜的結(jié)構(gòu)、含義不清的詞語(yǔ)或套話、行話？
4．
我使用了主動(dòng)語(yǔ)態(tài)還是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)？
5．
修飾語(yǔ)位于被修飾語(yǔ)附近嗎？
6．
我是否用昀少的字表達(dá)了完整的意思？
7．
句子和段落是否從上一段自然過渡到下一段？
另外，在檢查開頭段和結(jié)尾段時(shí)，還要問自己這樣的問題：
1．
我這封信引起了讀者興趣并促使他們行動(dòng)了嗎？
2．
信的開頭向讀者提供了重要信息嗎 ?回答了讀者的問題了嗎？
3．
我使用的語(yǔ)氣恰當(dāng)嗎？
4．
昀后一段我提出了具體方案要讀者去行動(dòng)了嗎？
5．
如何讓讀者行動(dòng)我表達(dá)清楚了嗎？
四、正確處理不同形式商務(wù)信函應(yīng)遵循的原則
1．清晰。清晰是指把你的信息表述清楚以使收信人能夠很容易地理解它。模糊的信文會(huì)給雙方造成麻煩，繼而不可避免地產(chǎn)生更多的信函交流和解釋。這樣既浪費(fèi)時(shí)間，增加經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，也損害了你的商譽(yù)和形象。
為了使你的信文清晰，你首先要搞清楚你想說什么，然后再用樸素、簡(jiǎn)潔的詞語(yǔ)表達(dá)出來。恰當(dāng)?shù)摹⒅苯拥摹⒑?jiǎn)潔的英語(yǔ)正是我們所需要的。另外，你應(yīng)謹(jǐn)慎地選擇格式的式樣和設(shè)計(jì)。
2．正確。正確指的是諸如恰當(dāng)而語(yǔ)法無誤的語(yǔ)言、有事實(shí)依據(jù)的信息、正確而可信的
數(shù)字和習(xí)慣做法之類的內(nèi)容。在商務(wù)寫作中，應(yīng)特別注意不要在代詞、形容詞、冠詞、動(dòng)詞、副詞、連詞和分詞這幾類詞上犯錯(cuò)誤。
同時(shí)，也要注意事實(shí)方面的錯(cuò)誤，如品名、規(guī)格、數(shù)量、交易條件、報(bào)價(jià)、銷售折扣、幣種、付款方式等，這些都容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。它們的出現(xiàn)是由于不注意和粗心，如打字不仔細(xì)、校對(duì)不到位或電腦刪改太草率等。對(duì)參考資料沒有進(jìn)行必要的查閱也是出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因。因此，在信息發(fā)出之前必須反復(fù)檢查。
3．
簡(jiǎn)明。簡(jiǎn)明是說用盡可能少的文字進(jìn)行表述。簡(jiǎn)明的信文應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔而完整地表述信息，同時(shí)不失清晰和得體。簡(jiǎn)言之，要說的話一定要說到位，但不能把讀者的時(shí)間浪費(fèi)在你的詞語(yǔ)上。句子要短，要避免不必要的重復(fù)，要?jiǎng)h掉過多的細(xì)節(jié)。簡(jiǎn)明的信文不意味著篇幅短，若是你的信文涉及大量的信息，即使語(yǔ)言簡(jiǎn)明，信文也會(huì)很長(zhǎng)。
4．
具體。具體是指詳細(xì)、明確、生動(dòng)而不是模糊和籠統(tǒng)。不論是寫首發(fā)函還是作答，你必須保證你的信文中涵蓋了所有讀者借以采取行動(dòng)的信息。要避免不完整的信息。要么不提及某事，要么就寫透。寫作中應(yīng)使用含義準(zhǔn)確的表述，避免模糊的觀點(diǎn)。不要讓讀者揣測(cè)你的意思。
5．
得體。得體是指在信文中運(yùn)用良好的人際溝通技巧。得體的信文應(yīng)當(dāng)是真摯的、友好的、有修養(yǎng)的、有鑒賞水平的和富于變通的。得體的商務(wù)溝通有助于加深你同當(dāng)前合作伙伴的商業(yè)關(guān)系和彼此之間的友誼。
得體不是單純的禮貌，也不是中立或消極。得體具有積極的意義。該嚴(yán)肅的時(shí)候，就要嚴(yán)肅，但不要表現(xiàn)出你的氣憤，用詞要得體。另外，迅速、及時(shí)地處理商務(wù)溝通中的函件也是一種得體。
6．
體貼。體貼是指當(dāng)你準(zhǔn)備信文的時(shí)候，心中要裝著你的收信人，要設(shè)身處地地說讀者想說的話，想讀者正在想的事情，體會(huì)讀者的感受，要尊重讀者的感情。換句話說，心中裝著你的收信人，從他的觀點(diǎn)出發(fā)看問題，想象他的處境，按照他的經(jīng)歷看待他出現(xiàn)的問題，進(jìn)而表達(dá)你的觀點(diǎn)。進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用“您”而不是“我”或“我們”。這種深思熟慮的體貼也被稱作“以你為中心的態(tài)度”、“移情作用”、“將心比心”或“領(lǐng)會(huì)人類本性”。
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