2．讀者是誰
?我寫的信會影響到誰 ?
3．
信中要談及什么事情 ?主題的范圍是什么？
（二）第二步：寫作過程
確定了主題內(nèi)容后，你就會知道要對這一主題做哪些調(diào)研。有時可以憑記憶，有時卻需要查找價目單，了解這段時期供貨商的情況或者調(diào)查客戶的背景。在寫作之前，需要收集所有你需要的材料，這樣可以避免在寫第一稿時為了查找某個
具體的事實或信息，突然在寫作中間停頓下來。可以分以下幾個小的步驟進行。
1．怎樣組織這封信？即開頭段、中間段和結(jié)尾段應(yīng)該怎樣構(gòu)思？
2．
把將要談?wù)摰囊c按順序在大綱中排列清楚。確保所擬大綱中包括要談及的所有要點。完成大綱后，再檢查一遍要點排列的順序以確保信函的思路清晰一致。
3．
構(gòu)思初稿。完成開頭段、正文和結(jié)尾段的第一稿寫作。無論是怎樣的一封信——銷售信、申請信用卡信、催款信、確認信還是拒絕信，都不外乎這幾部分。每一部分都有不同的目的，要盡量遵循具體清晰的語言風格和寫作原則。
（三）第三步：修改
修改時要將自己的身份從作者變?yōu)樽x者。從頭到尾將文章瀏覽一遍，就像從來沒有讀過一樣。有可能的話，將第一稿放在一邊“晾一晾”，第二天再以新的眼光看，你會覺得有不同的感受。修改信函時需要檢查以下幾個部分：
1．
這封信的目的是什么？我表達清楚了嗎？
2．
信中的要點是按邏輯完整排列的嗎？
3．我是否使用了清楚、簡單的語言？是否使用了復雜的結(jié)構(gòu)、含義不清的詞語或套話、行話？
4．
我使用了主動語態(tài)還是被動語態(tài)？
5．
修飾語位于被修飾語附近嗎？
6．
我是否用昀少的字表達了完整的意思？
7．
句子和段落是否從上一段自然過渡到下一段？
另外，在檢查開頭段和結(jié)尾段時，還要問自己這樣的問題：
1．
我這封信引起了讀者興趣并促使他們行動了嗎？
2．
信的開頭向讀者提供了重要信息嗎 ?回答了讀者的問題了嗎？
3．
我使用的語氣恰當嗎？
4．
昀后一段我提出了具體方案要讀者去行動了嗎？
5．
如何讓讀者行動我表達清楚了嗎？
四、正確處理不同形式商務(wù)信函應(yīng)遵循的原則
1．清晰。清晰是指把你的信息表述清楚以使收信人能夠很容易地理解它。模糊的信文會給雙方造成麻煩，繼而不可避免地產(chǎn)生更多的信函交流和解釋。這樣既浪費時間，增加經(jīng)營費用，也損害了你的商譽和形象。
為了使你的信文清晰，你首先要搞清楚你想說什么，然后再用樸素、簡潔的詞語表達出來。恰當?shù)摹⒅苯拥摹⒑啙嵉挠⒄Z正是我們所需要的。另外，你應(yīng)謹慎地選擇格式的式樣和設(shè)計。
2．正確。正確指的是諸如恰當而語法無誤的語言、有事實依據(jù)的信息、正確而可信的
數(shù)字和習慣做法之類的內(nèi)容。在商務(wù)寫作中，應(yīng)特別注意不要在代詞、形容詞、冠詞、動詞、副詞、連詞和分詞這幾類詞上犯錯誤。
同時，也要注意事實方面的錯誤，如品名、規(guī)格、數(shù)量、交易條件、報價、銷售折扣、幣種、付款方式等，這些都容易出現(xiàn)錯誤。它們的出現(xiàn)是由于不注意和粗心，如打字不仔細、校對不到位或電腦刪改太草率等。對參考資料沒有進行必要的查閱也是出現(xiàn)錯誤的原因。因此，在信息發(fā)出之前必須反復檢查。
3．
簡明。簡明是說用盡可能少的文字進行表述。簡明的信文應(yīng)當簡潔而完整地表述信息，同時不失清晰和得體。簡言之，要說的話一定要說到位，但不能把讀者的時間浪費在你的詞語上。句子要短，要避免不必要的重復，要刪掉過多的細節(jié)。簡明的信文不意味著篇幅短，若是你的信文涉及大量的信息，即使語言簡明，信文也會很長。
4．
具體。具體是指詳細、明確、生動而不是模糊和籠統(tǒng)。不論是寫首發(fā)函還是作答，你必須保證你的信文中涵蓋了所有讀者借以采取行動的信息。要避免不完整的信息。要么不提及某事，要么就寫透。寫作中應(yīng)使用含義準確的表述，避免模糊的觀點。不要讓讀者揣測你的意思。
5．
得體。得體是指在信文中運用良好的人際溝通技巧。得體的信文應(yīng)當是真摯的、友好的、有修養(yǎng)的、有鑒賞水平的和富于變通的。得體的商務(wù)溝通有助于加深你同當前合作伙伴的商業(yè)關(guān)系和彼此之間的友誼。
得體不是單純的禮貌，也不是中立或消極。得體具有積極的意義。該嚴肅的時候，就要嚴肅，但不要表現(xiàn)出你的氣憤，用詞要得體。另外，迅速、及時地處理商務(wù)溝通中的函件也是一種得體。
6．
體貼。體貼是指當你準備信文的時候，心中要裝著你的收信人，要設(shè)身處地地說讀者想說的話，想讀者正在想的事情，體會讀者的感受，要尊重讀者的感情。換句話說，心中裝著你的收信人，從他的觀點出發(fā)看問題，想象他的處境，按照他的經(jīng)歷看待他出現(xiàn)的問題，進而表達你的觀點。進行商務(wù)溝通時，應(yīng)當使用“您”而不是“我”或“我們”。這種深思熟慮的體貼也被稱作“以你為中心的態(tài)度”、“移情作用”、“將心比心”或“領(lǐng)會人類本性”。
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