2．
寫作摘要的時態(tài)用一般現(xiàn)在時，因為報告正在寫作中。如 “This report shows...”屬于正確表達，而“This report will show...”則不妥。
3．
摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)。可用 “by and large / the vast majority / only a few”等表達大概的數(shù)據(jù)或趨勢。
（二）標題（Title）
標題應(yīng)盡可能概括報告的內(nèi)容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標題應(yīng)該準確、客觀，不應(yīng)像報刊的文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應(yīng)該是名詞短語或動名詞短語。
（三）導(dǎo)言（Introduction/ Terms of Reference）
在導(dǎo)言部分，簡要說明報告的寫作背景和主旨。此外，還應(yīng)該注明報告是提交給何人、何時提交的。如果是事件調(diào)查報告應(yīng)首先說明事件的經(jīng)過，包括事件發(fā)生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導(dǎo)言部分寫作的常見句型。
1．The report examines / explains...
2．The purpose of this report is to... investigate / evaluate / study...
3．The objective of this report is to... recommend / analyze / give...
4．The aim of this report is to... estimate / assess...
5．Enclosed is a report about...
（四）材料收集方法（Methodology / Proceedings）
這部分應(yīng)說明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明、提供這一信息可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調(diào)查報告。當然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型。
1．A sample of workers was individually asked for their opinions.
2．A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.
3．The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers. （五）調(diào)查結(jié)果（Findings）
這部分是報告建議的依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)當準確無誤，結(jié)構(gòu)清晰，語言流暢。這部分內(nèi)容的每一個段落都應(yīng)當有一個明確的主題句，一般放在段首，這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是主題句寫作的常見句型。
1．The findings of the investigation indicate that...
2．It was proposed / found / felt / discovered that...
3．It was generally the case that...
（六）結(jié)論（Conclusions）
結(jié)論部分是寫報告的人在報告調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上對調(diào)查結(jié)果進行的總結(jié)和解釋。同一個調(diào)查結(jié)果會因為撰寫者的不同而得出不同的結(jié)論，但這部分不應(yīng)當包括報告前文中沒有提到的新的信息。
（七）建議（Recommendations）
建議往往是許多商務(wù)報告寫作的最重要的部分。一份報告的有效程度常常取決于報告中所提供的建議質(zhì)量的高低。建議部分的主要內(nèi)容為報告撰寫人在經(jīng)過充分的論證后認為應(yīng)當采取的措施或行動。報告人有時也會描述采取措施后可能出現(xiàn)的結(jié)果。
（八）附錄（Appendices）
正式的商務(wù)報告為了增強報告的說服力或真實性往往會有一些附加材料，因其篇幅較長不宜放在報告當中，只能選擇放在附錄中。這部分內(nèi)容可能包括圖表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、實驗室報告、問卷調(diào)查等。當然，若無此需要則不需增加附錄部分。
五、書寫報告的準備工作及書寫步驟
在撰寫報告之前，應(yīng)做好充分的準備。因此，撰寫者不妨先回答以下幾個問題。
1．報告的目的：為什么寫這份報告？
每份報告都要先確定報告的宗旨或目標。衡量報告成功與否的標準就是看這些確定的目標能否達到。宗旨或目標也可以被認為是“目的”，你不妨自問：“我的目的是什么 ?”，是介紹信息、傳授知識、銷售商品，還是激勵或說服觀眾？事實上，一份報告可能不止一個目的。我們可以從另一個角度來描述報告的目的，即報告的結(jié)果是為了解決問題。比如一家公司打算遷到另一個地區(qū)，此時可通過說明關(guān)于遷址的好處和過程的報告來解決雇員們的問題，減輕他們對突然被迫搬家或辭職的憂慮。
2．
報告的接收對象：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
3．報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
4．
報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告？如何做到結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？
5．報告的寫作期限：報告須何時上交？
事實上，在報告中，幾乎任何你想要交流的內(nèi)容都帶有一定程度的勸說成分。如果你想要聽眾接受你和你的觀點，那么就必須做好準備——既要做好自身的準備，又要做好報告內(nèi)容的準備。你所樹立的形象能幫助你達到自己所希望的效果。回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作。
1．收集信息（ Collecting information）：收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（ Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（ Questionnaires）等方式向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。
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