2．
問候語。電子郵件正文的開頭應寫上一句問候語，其作用是可以縮短感情距離，增加親切感和誠意。一句親切、熱忱的問候語，使相距萬里的發信人與收信人頓時成為近在咫尺的好朋友，不僅能親切誠懇相待，而且有利于合作事宜的進展。
3．
導語。電子郵件的導語是電子郵件的第一段或第一句中應突出的昀重要、昀吸引人的內容。導語寫得如何，關系到這一封電子郵件能否抓住讀者的注意力，能否被收信人讀完，能否被重視并保存下來，是否被認為是垃圾而被立即刪除。導語要言簡意賅，把昀重要的信息或結論說清楚。如：“劉光明博士已被任命為開發部主任，將在下午的會議上與同
事見面并重新部署工作。”后文可介紹劉博士的簡歷和工作狀況。
4．主體內容。電子郵件的主體內容應按其重要性的主次排序分為：重要信息！次重要信息!不重要信息 !昀不重要信息。這種“倒金字塔”式的排列方式，適用于各類忙閑人士閱讀。如果工作忙，就只讀前面的重要信息；如果時間寬余，則可細讀完郵件，以免因忙碌就不分青紅皂白地將重要的和非重要的信息一并刪除。
書寫電子郵件的重要內容時，應用短句子。短句子易寫、易讀、易懂，而長句子往往容易淹沒主題思想。郵件主體內容一般不要超過三個重點。
電子郵件的主體內容中，可用不同字體、符號或顏色等來區分內容的主次。電子郵件主體內容的用詞語態應是主動語態。這樣不僅能保證電子郵件簡短易讀，而且使郵件前后的內容緊湊，更有活力。例如：“凡不遵守學校校紀校規的學生都在不同程度上受到了學校有關部門的批評”，應改為：“學校有關部門批評了違犯校紀校規的學生”。
5．署名。署名表明發信人在這封電子郵件中的身份，同時也表示此條信息的結束，以免收信人在閱讀郵件時無限制地拉動滾動條。署名可以是文字或文字加圖案。但署名圖案應與所發信息相稱，并為收信人知曉。
（三）商務電子郵件一般寫作原則
在撰寫商務電子郵件時應確保郵件信息明了（ Clear）、內容完整（ Complete）、準確無誤（Correct）、簡明扼要（Concise）、禮貌周到（ Courteous），簡稱“ 5C”原則。具體內容如下所示。
1．
信息明了。郵件要寫得清清楚楚、明明白白，毫無晦澀難懂之處，讓收信人看了信后不會誤解寫信人的意圖，盡量做到開門見山，直入正題。
2．
內容完整。郵件的內容應力求完整全面，提供讀者所需的所有信息。若是郵件的回函，需回答來信中所提出的所有問題。
3．
準確無誤。正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是書信的內容要敘述得正確，不要說過頭，也不宜漏說略述。避免使用一些語意模糊的詞語或短語，如： majority，ASAP等，以免引起不必要的糾紛。
4．
簡明扼要。許多商人都認為簡潔是商務寫作中昀重要的原則。一封拖沓冗長、措詞復雜的書信不僅寫起來費時，對方閱讀更浪費時間，有時甚至看不懂。故撰寫商業信件時要避免啰唆，用盡可能少的簡單的文字，完整、清楚地表達需要表達的意思。
5．
禮貌周到。寫郵件時要注意禮節，語氣要真誠、善解人意以及考慮周全，不要盛氣凌人，避免使用冒犯、傷害、貶低的短語，如： “your neglectful attitude / impatience / we deny your claim”等；為了做到禮貌得體，應多使用諸如“please”, “your kind inquiry”, “I would appreciate it if you would…”等短語。
三、電子會議
（一）釋義
從計算機技術角度講，電子會議是指通過終端與網絡，使身處異地的與會者可以就同一議題參與討論，相互之間不僅可以聽到發言者的聲音而且還可以看到發言者的圖像及背景（同時還可以交流有關該議題的數據、文字、圖表等信息，因而與會者可獲得比電話會議豐富得多的各種信息）。隨著超大規模集成電路和計算機技術的發展，集計算機的交互性、網絡的分布性和多媒體信息的同步性為一體的多媒體會議電視系統突破了計算機、通信、電視等傳統界限，為人們提供了全新的交互服務。
（二）電子會議形式
1．
視頻會議。視頻會議支持兩人或多人之間的視頻通信。傳統視頻會議的實現往往需要利用大量（不同的）設備，從作為個人計算機附屬設備的攝像頭到基于電視監視器或體積更大的器件所構成的設備，這些設備稱為終端。視頻會議是指可能處于不同國家或不同樓宇之間的兩人或多人之間的遠程可視會議通信。
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