如果收信人與你早已熟識(shí)，除業(yè)務(wù)關(guān)系密切之外還有一定私交，則可以在后面直呼其名，例如：Dear Jack; Dear Mark等。
如果只是認(rèn)識(shí)對方但沒有太多私交，可用 Dear Mr. 后接其姓氏，例如： Dear Mr. Williams; Dear Ms. Green等。Miss用于未婚女性， Ms.則不論婚否都可使用，不知收信人婚姻狀況時(shí)，用 Ms.比較妥當(dāng)。
如果不知收信人的姓名，可以通稱為 Dear Sir或 Dear Madam或 Gentlemen。如果連收信人的性別也無法確定，可以采用 Dear Sir or Madam的形式。如果已知收信人具體職務(wù)、職稱或其他職業(yè)頭銜時(shí)，可以采用職務(wù)或職稱來稱呼對方。例如：President Lawrence; Dear Export Manager等。
（二）商務(wù)信函的正文部分
正文是信函的主體，是信函中昀重要的部分，用于說明寫信的目的和主要的通訊內(nèi)容。正文中一般要簡述寫信的目的。如果以前有過來往，信函的第一段應(yīng)提及上次的通信，即寫信人表明已經(jīng)收到對方來信，并以簡潔的語句簡述一下那封信的內(nèi)容。中間一段占了信函的主要篇幅，用以充分展開并闡明所要表達(dá)的意圖或意見。昀后一段稱為結(jié)束語，提出對閱信人的要求，如請迅速答復(fù)等。盡量一段只講一個(gè)問題或一個(gè)要求，仍然要求正文簡明扼要，條理清楚。
需兩頁或更多信紙時(shí)，應(yīng)在續(xù)頁上注明收信人的全名、頁數(shù)和日期。一封商業(yè)信函的正文一般包括以下四個(gè)基本部分：開頭（ opening or introduction）；細(xì)節(jié)（ details）；對應(yīng)（response or action）和結(jié)尾（ ending）。請看下圖這封信的大體結(jié)構(gòu)。
1開頭（寫此信的背景）
2細(xì)節(jié)（舉出具體的事實(shí)和數(shù)字）
3對應(yīng)（所期望的行動(dòng)）
4結(jié)尾（禮貌結(jié)束）
第一部分：說明寫這封信的原因是對以前哪封信、合同或文件的應(yīng)答。
第二部分：說明提出問題和具體要求。
①詢問情況或提供相關(guān)的細(xì)節(jié)。
②可分段，每段有一個(gè)主題。
③段與段之間應(yīng)有邏輯上的銜接。
第三部分：說明期望對方所做出的反應(yīng)和行動(dòng)或說明寫信人將采取的行動(dòng)。
第四部分：簡短、禮貌地過渡到結(jié)束。
（三）商務(wù)信函的結(jié)尾部分
就像兩個(gè)朋友分別時(shí)說“再見”一樣，結(jié)束信函寫作時(shí)也要有信尾客套語。信尾也屬于信函的一部分，它會(huì)傳遞許多有用的信息，因此這部分是不能被忽視的。一般來說，信尾通常包括兩個(gè)內(nèi)容：結(jié)尾敬語和簽名。
1．結(jié)尾敬語：結(jié)尾敬語又叫“禮貌結(jié)束語”，是信的結(jié)尾的標(biāo)志。結(jié)尾敬語分三類。第一類是昀正式信函，第二類為較正式信函，第三類為非正式信函。不同類型信函的開頭和結(jié)尾都要遙相呼應(yīng)，也就是說，如果開頭語是正式語，結(jié)尾語也應(yīng)是正式語，反之亦然。總之，信函的風(fēng)格要首尾一致。
常用的結(jié)尾敬語一般有 Yours faithfully, Yours truly, Yours sincerely, Very truly yours, Yours very truly, Faithfully yours等，稍顯親近一點(diǎn)的有 Sincerely, Sincerely yours, Cordially等等。
結(jié)尾敬語的第一個(gè)字母要大寫，末尾加逗號。還要注意與前面的稱呼相匹配。
2．簽名：每封商業(yè)信函都必須簽名。簽名意味著對這封信的內(nèi)容同意并負(fù)有責(zé)任。這部分一般位于結(jié)尾敬語處三到四行，包括親筆簽名，打字簽名。如果寫信人有頭銜，打字簽名下還要加上頭銜或職位稱呼。為了讓收信人辨認(rèn)清楚寫信人的簽名，應(yīng)該在手寫體簽名的下方，再打印出簽字人的姓名全稱。
We are anticipating the early arrival of the goods.（信結(jié)尾）
Yours sincerely,（結(jié)尾敬語）
（1） （2）
Mary Smith 或 For Golden Star Trading Co., Ltd （簽名部分）
PP Fred Bolas Jenson Mores
Office Manager Office Manager
（四）商務(wù)信函的可選部分
大部分商務(wù)信函有時(shí)還包括可選部分，即根據(jù)具體情況可以增減的部分。
1．參考編號（
Reference Number）。發(fā)信人為了在收到對方復(fù)信之后能盡快識(shí)別與自己發(fā)出的哪一封信有關(guān)，收信人在回信時(shí)為了發(fā)信人能夠盡快處理自己的信件，通常都會(huì)在各自的信箋中寫上 Our ref:或 Your reference 等“參考編號”。
2．經(jīng)辦人（
Attention line）。經(jīng)辦人是指公務(wù)信函中的公司、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)某一具體事務(wù)的職員的真實(shí)姓名。在發(fā)出的信函中“經(jīng)辦人”一欄里把自己的姓名署上，既是負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)，也是為了讓收信人單位在回信時(shí)把你的姓名寫在同一位置，提高辦事效率。
經(jīng)辦人姓名寫在信內(nèi)地址和稱呼之間，一般在稱呼之上空兩行之處，居中或加一條下劃線以示強(qiáng)調(diào)。
3．事由（
Subject / Caption）。“事由”又稱“標(biāo)題”，作用在于突出信函的寫作目的或主要內(nèi)容，使收信人能迅速識(shí)別來信意圖。事由要簡明扼要，昀好不要超過一行。
4．附件（
Enclosure /Encl./ Enc.）。商務(wù)信函經(jīng)常需要附上其他文件以資佐證，這就是“附件”。附件一般包括產(chǎn)品目錄、訂單、發(fā)票、樣品或樣品圖片、樣本、價(jià)目表、報(bào)價(jià)單等。附件的標(biāo)記通常在信箋的左下角。
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