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時(shí)間:2011-08-31 14:25來源:藍(lán)天飛行翻譯 作者:航空
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如果收信人與你早已熟識(shí),除業(yè)務(wù)關(guān)系密切之外還有一定私交,則可以在后面直呼其名,例如:Dear Jack; Dear Mark等。
如果只是認(rèn)識(shí)對方但沒有太多私交,可用 Dear Mr. 后接其姓氏,例如: Dear Mr. Williams; Dear Ms. Green等。Miss用于未婚女性, Ms.則不論婚否都可使用,不知收信人婚姻狀況時(shí),用 Ms.比較妥當(dāng)。
如果不知收信人的姓名,可以通稱為 Dear Sir或 Dear Madam或 Gentlemen。如果連收信人的性別也無法確定,可以采用 Dear Sir or Madam的形式。如果已知收信人具體職務(wù)、職稱或其他職業(yè)頭銜時(shí),可以采用職務(wù)或職稱來稱呼對方。例如:President Lawrence; Dear Export Manager等。
(二)商務(wù)信函的正文部分
正文是信函的主體,是信函中昀重要的部分,用于說明寫信的目的和主要的通訊內(nèi)容。正文中一般要簡述寫信的目的。如果以前有過來往,信函的第一段應(yīng)提及上次的通信,即寫信人表明已經(jīng)收到對方來信,并以簡潔的語句簡述一下那封信的內(nèi)容。中間一段占了信函的主要篇幅,用以充分展開并闡明所要表達(dá)的意圖或意見。昀后一段稱為結(jié)束語,提出對閱信人的要求,如請迅速答復(fù)等。盡量一段只講一個(gè)問題或一個(gè)要求,仍然要求正文簡明扼要,條理清楚。
需兩頁或更多信紙時(shí),應(yīng)在續(xù)頁上注明收信人的全名、頁數(shù)和日期。一封商業(yè)信函的正文一般包括以下四個(gè)基本部分:開頭( opening or introduction);細(xì)節(jié)( details);對應(yīng)(response or action)和結(jié)尾( ending)。請看下圖這封信的大體結(jié)構(gòu)。
1開頭(寫此信的背景) 
2細(xì)節(jié)(舉出具體的事實(shí)和數(shù)字) 
3對應(yīng)(所期望的行動(dòng)) 
4結(jié)尾(禮貌結(jié)束)

第一部分:說明寫這封信的原因是對以前哪封信、合同或文件的應(yīng)答。
第二部分:說明提出問題和具體要求。

①詢問情況或提供相關(guān)的細(xì)節(jié)。

②可分段,每段有一個(gè)主題。

③段與段之間應(yīng)有邏輯上的銜接。
第三部分:說明期望對方所做出的反應(yīng)和行動(dòng)或說明寫信人將采取的行動(dòng)。
第四部分:簡短、禮貌地過渡到結(jié)束。

 

(三)商務(wù)信函的結(jié)尾部分
就像兩個(gè)朋友分別時(shí)說“再見”一樣,結(jié)束信函寫作時(shí)也要有信尾客套語。信尾也屬于信函的一部分,它會(huì)傳遞許多有用的信息,因此這部分是不能被忽視的。一般來說,信尾通常包括兩個(gè)內(nèi)容:結(jié)尾敬語和簽名。
1.結(jié)尾敬語:結(jié)尾敬語又叫“禮貌結(jié)束語”,是信的結(jié)尾的標(biāo)志。結(jié)尾敬語分三類。第一類是昀正式信函,第二類為較正式信函,第三類為非正式信函。不同類型信函的開頭和結(jié)尾都要遙相呼應(yīng),也就是說,如果開頭語是正式語,結(jié)尾語也應(yīng)是正式語,反之亦然。總之,信函的風(fēng)格要首尾一致。
常用的結(jié)尾敬語一般有 Yours faithfully, Yours truly, Yours sincerely, Very truly yours, Yours very truly, Faithfully yours等,稍顯親近一點(diǎn)的有 Sincerely, Sincerely yours, Cordially等等。
結(jié)尾敬語的第一個(gè)字母要大寫,末尾加逗號。還要注意與前面的稱呼相匹配。
2.簽名:每封商業(yè)信函都必須簽名。簽名意味著對這封信的內(nèi)容同意并負(fù)有責(zé)任。這部分一般位于結(jié)尾敬語處三到四行,包括親筆簽名,打字簽名。如果寫信人有頭銜,打字簽名下還要加上頭銜或職位稱呼。為了讓收信人辨認(rèn)清楚寫信人的簽名,應(yīng)該在手寫體簽名的下方,再打印出簽字人的姓名全稱。
We are anticipating the early arrival of the goods.(信結(jié)尾)
Yours sincerely,(結(jié)尾敬語)

(1) (2) 
Mary Smith     或  For Golden Star Trading Co., Ltd (簽名部分) 
PP Fred Bolas   Jenson Mores 

Office Manager   Office Manager
(四)商務(wù)信函的可選部分
大部分商務(wù)信函有時(shí)還包括可選部分,即根據(jù)具體情況可以增減的部分。
1.參考編號(
Reference Number)。發(fā)信人為了在收到對方復(fù)信之后能盡快識(shí)別與自己發(fā)出的哪一封信有關(guān),收信人在回信時(shí)為了發(fā)信人能夠盡快處理自己的信件,通常都會(huì)在各自的信箋中寫上 Our ref:或 Your reference 等“參考編號”。

2.經(jīng)辦人(
Attention line)。經(jīng)辦人是指公務(wù)信函中的公司、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)某一具體事務(wù)的職員的真實(shí)姓名。在發(fā)出的信函中“經(jīng)辦人”一欄里把自己的姓名署上,既是負(fù)責(zé)任的表現(xiàn),也是為了讓收信人單位在回信時(shí)把你的姓名寫在同一位置,提高辦事效率。

經(jīng)辦人姓名寫在信內(nèi)地址和稱呼之間,一般在稱呼之上空兩行之處,居中或加一條下劃線以示強(qiáng)調(diào)。

3.事由(
Subject / Caption)。“事由”又稱“標(biāo)題”,作用在于突出信函的寫作目的或主要內(nèi)容,使收信人能迅速識(shí)別來信意圖。事由要簡明扼要,昀好不要超過一行。

4.附件(
Enclosure /Encl./ Enc.)。商務(wù)信函經(jīng)常需要附上其他文件以資佐證,這就是“附件”。附件一般包括產(chǎn)品目錄、訂單、發(fā)票、樣品或樣品圖片、樣本、價(jià)目表、報(bào)價(jià)單等。附件的標(biāo)記通常在信箋的左下角。
 
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